【見本あり】介護業界における添え状・送付状の書き方を完全レクチャー!

正しい書き方を学ぼう

履歴書を送る際に必要となる添え状や送付状の書き方をご紹介します!
介護職員のなかには、添え状や送付状を「書いたことがない」「書き方が分からない」という人もいるかもしれません。
送付状の書き方やマナーを知り、相手に失礼の無いように履歴書を送りましょう。
初めて転職する人にも分かりやすいように図解つきで解説していきます。

パソコン、手書きでの添え状の書き方

介護職の添え状の書き方は、他の職種とほとんど違いはありません。
しかし、内容をコンパクトにまとめることで介護記録など簡潔に行えるという印象を与えることができます。

では実際に例に挙げて説明していきます。

パソコンでの書き方

応募書類の送付について

(1)日付
履歴書と職務経歴書は日付を合わせます。基本的には書類を発送する日付を書け ば問題ありません。

(2)宛名
一行目には会社名を略さず正式名称で書きます。二行目には部署名と担当者の名前を書きます。担当者の名前が分からなければ「採用ご担当者様」と書きましょう。

(3)連絡先
自身の連絡先を上から、住所・電話番号・名前の順で書きます。
電話番号は自宅の電話番号ではなく、携帯電話など連絡のつきやすい電話番号にします。
また、施設によってメールで合否通知を送ることもあるのでメールアドレスを書いておいても良いでしょう。

(4)件名
何の書類なのかが一目でわかるように件名を書きます。

(5)挨拶
「拝啓」という頭語の後、時候の挨拶を入れます。
時候の挨拶は時期に よって変えるのが望ましいですが、どの時期でも使える「拝啓 時下ますますの ご清栄のこととお慶び申し上げます。」で問題ないでしょう。

(6)送付理由
何の求人を見て募集を知ったか、どの職種を希望しているのかを書きます。

(7)自己紹介
二行ほどで簡単な自己紹介を書きます。
優先的に読んでもらえる可能性はありますが、書かなくても問題はありません。

(8)結びの挨拶
選考のお願いを丁寧に伝え、結びの挨拶をします。

(9)結語
「拝啓」で始まったので結語の「敬具」で本文を締めます。

(10)記書き
重要な点と注意事項を箇条書きにしたいときには「記」で表します。

(11)同封物
箇条書きで同封した書類の名称と枚数を書きます。

(12)右下に「以上」と書いて完成です。

手書きでの書き方

手書きの送付状

〜手書きの基本〜

・用紙は、無地の白い縦書きか、罫線入りの便せんを使用します。

・黒のボールペンを使用します。
 修正液は使用不可の為、書き損じた際は書き直します。

(1)宛名
一行目に会社の正式名称、二行目に部署名・担当者の名前を一行で書きます。

(2)挨拶
一文字下げてから頭語「拝啓」から始まり、時期の挨拶を書きます。

(3)送付理由
送付理由を二行ほどで書きます。

(4)応募書類
何の応募書類が何通入っているかと、丁寧に選考のお願いをします。

(5)結びの挨拶
結びの挨拶をします。

(6)結語
「拝啓」で始まったので結語の「敬具」を下に揃えて書き本文を締めます。

(7)日付
書類を発送する日を漢数字と和暦で書きます。

(8)名前
下よせで自分の名前を書きます。

パソコン、手書き ふさわしいのは?

結論から言いますと、パソコンと手書きどちらで作成しても大丈夫です。
直接合否に関わるものではありませんが、手書きでは「丁寧」という印象を持ってもらえることもあるようです。
ですが、手書きの欠点として一度失敗してしまった際は、一からすべてやり直しになってしまいます。
一方で、パソコンですと一度基盤部分を作ってしまえば何度も繰り返し使用することが出来る利点があります。
パソコンをお持ちの方はパソコンで書くことをオススメします。

どちらにせよ書き方は自身で決めることですので、いずれの場合も見やすさを意識して丁寧に作りましょう!

見学後の送付状の書き方

施設見学後に応募書類を送る場合、書き方の違いはあるのでしょうか?
見学後の送付状の書き方は、文章の内容が少し変わってきます。

上記のパソコンでの書き方を参考に、変更したものをご覧ください。

応募書類の送付について

このように、(6)送付理由、(7)自己紹介の部分を

「先日はお忙しいところ見学の機会を頂きまして、誠にありがとうございました。見学会に参加させて頂いたことで大変興味を持ち、ぜひ貴施設で介職員として働きたいと思い応募させて頂きたく存じます。」

に変えます。
見学させて頂いたことのお礼と志望動機を絡めて簡潔にまとめることで、相手にも熱意が伝わりやすくなるでしょう。

添え状にふさわしい挨拶の種類

季節の挨拶

添え状の挨拶で使用される言葉で「時下」という言葉があります。
例として挙げると、「拝啓 時下ますますのご清栄のこととお慶び申し上げます。」
という使い方です。
「時下」とは一年中使える時候の挨拶であり、冒頭に良く使われます。
そして、添え状における挨拶は季節ごとに変えていくとより丁寧な印象を与えることもできます。

1月新春の候初春の候寒冷の候厳冬の候
2月余寒の候春寒の候残冬の候晩冬の候
3月早春の候春寒の候春分の季節初春の候
4月春暖の候惜春の候春嵐の候陽春の候
5月新緑の候初夏の候立春の候残春の候
6月梅雨の候五月雨の候向夏の候青葉の候
7月猛暑の候酷暑の候盛夏の候極暑の候
8月残暑の候季夏の候秋暑の候早涼の候
9月初秋の候秋涼の候新秋の候清涼の候
10月秋冷の候秋雨の候秋晴れの候夜長の候
11月晩秋の候紅葉の候暮秋の候季秋の候
12月寒冷の候 師走の候 初冬の候季冬の候

上記にある季節の挨拶を入れるとこうなります。
「拝啓 新春の候 貴施設ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。」
このように季節感を加え丁寧に挨拶することで担当者の目にも留まりやすいので、細かい部分にも配慮しましょう。

添え状を付け忘れたときの対応

何社も応募をするにあたって「添え状を付け忘れてしまった!」などのトラブルもあるかと思います。
しかし、添え状はビジネスマナーであり応募書類ではなく、あくまで直接中身の説明ができない際に代わりに書類に添えるものです。
そのため、履歴書を持参する場合は添え状は不要になります。

また、送付状を入れ忘れたからといって履歴書を送り直したり、お詫びのメールを送るなどの対応はしなくても大丈夫です。

ですが、書類を送る際は、最後にしっかりチェックをしてから送りましょう!

さいごに

書類を一つ出すにしても送付状をつける等の細かいマナーが存在することがお分かり頂けたでしょうか?
送付状をつけることは絶対ではないですが、社会人として身に付けておくと大変便利でしょう。
丁寧な応募書類を送ることにより相手から印象を強くし、次のステップに繋げていきましょう!

カイゴWORKERでは介護のお仕事紹介はもちろん、書類の書き方などのアドバイスも行っています。
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