【介護職の転職活動】問い合わせの電話・メールをするときのマナーと注意点

問い合わせ電話・メールするときのマナー・注意点

転職活動の際に、介護施設に質問したいことが出てきた時の問い合わせの仕方について。

電話、メールでの問い合わせには、それぞれ気をつけなければならないことがあります。
問い合わせの仕方によっては、マイナスの印象を与えてしまう場合もあるので、慎重にいきましょう。

本コラムでは
■電話での問い合わせ方法
■メールでの問い合わせ方法
■問い合わせの例
■問い合わせする際の注意点

について書いています。

ぜひ参考にしてください!

介護施設への転職の問い合わせはメールより電話で!

介護施設への問い合わせの方法として、おすすめなのはメールよりも電話です。
介護施設の求人では、「まずはお電話ください」という掲載がよくあります。小さな事業所や施設の場合、メールアドレスを掲載していないところも多く、メールのやり取り自体に慣れていない場合があるでしょう。転職関係の問い合わせは電話のほうが無難と言えます。

施設のホームページに問い合わせフォームがありますが、これは基本的には利用希望者(ご家族)向けのお問い合わせフォームとして運用されているため、求人関係の質問をするのは避けたほうがいいでしょう。

別途採用ページなどに問い合わせ・応募フォームがあるなら、そこからでも構いません。ただし「問い合わせのメールは電話よりも回答に時間がかかる」ということは念頭に置いておきましょう。

そして先方に人間性や働く意欲を伝えやすいのは電話。「どうしてもここで働きたい」という施設なら電話で連絡することを おすすめします。

介護職の転職活動┃電話での問い合わせ方法・注意点

電話をかける前に、質問事項と要点を必ずまとめておき、手短に問い合わせできるようにしておきましょう。電話をかけるタイミング、場所にも注意が必要です。

忙しい時間帯や早朝、深夜など非常識な時間帯の電話はNGです。それをするだけで「想像力が乏しい」とマイナスの印象を与え、不採用が確定してしまう可能性もあります。

介護施設で忙しいと思われるのは、特に食事の時間帯です。
施設によって時間が違うので特定はできませんが、7時-8時12-14時18-20時台あたりは気をつけたほうが良いでしょう。おすすめは10時-11時、14-16時台です。

そして必ず静かな場所でかけること。周りの音がうるさくて聞き取れず、何度も聞きなおすといったことがないようにしましょう。

先方にも「こちらが何を話しているのかわからない」「うるさい」などのストレスを与えないように、落ち着いた場所を選んでください。
ペンとメモは必ず携帯。聞き逃しのないように、しっかりとメモを取りましょう。

介護施設に電話をかけるときの手順

(1)     電話をかける
ポイント:4コール程度で出ない場合は切る。あまり長くかけ続けない!
 
4〜5コール以上なっていても出られない場合は、取り込み中の場合もあるのでかけなおしましょう。

(2)     電話がつながったら
ポイント:「お忙しい中、失礼いたします。」と一言添え、まず名乗りましょう。「何の用件でかけている誰なのか」を 伝えます。

「お忙しいところ恐れ入ります。私、○○と申します。この度求人情報を拝見し、ぜひ面接をお願いしたく(または、「一点伺いたいことがあり」)お電話差し上げました。ご担当者(の△△)様はいらっしゃいますでしょうか?」

(3)     担当者につながったら
ポイント:電話口の人が変わった場合は、再度名乗ってから用件を伝えましょう。
 
「お忙しいところ恐れ入ります。私○○と申します。」

(4)     面接のお願いor質問をする
ポイント:用件は端的にわかりやすく。質問の場合は多くても二つまで。その場合、「二点伺いたいのですが・・・」と断りを入れて質問すること。自信を持って堂々と、語尾がしりすぼみにならないよう意識して話しましょう。
 

面接の場合
「このたび、●●(施設名)さまの求人情報を拝見し、ぜひ面接をお願いしたく、連絡をいたしました。職種は〇〇を希望しているのですが、まだ募集されてますでしょうか?」
 
質問の場合
「このたび、●●(施設名)さまの求人情報を拝見し、一点質問させていただきたくお電話差し上げました。今お時間よろしいでしょうか?(質問を続ける)・・・」

(5)    用件を終えたら
ポイント:要点は確認のため復唱。必ずお礼を伝えること。
面接の場合
「お忙しいところ、ありがとうございました。それでは●月●日、×時に伺います。どうぞよろしくお願いいたします。」
 
質問の場合
「本日はお忙しいところ、ありがとうございました。それでは失礼いたします。」

(6)     電話を切るとき
ポイント:相手が切ったことを確認してから切る。先に切らない。
 
以上が電話を書ける時の基本ルールです。緊張せずに落ち着いて話せるよう、不安な人は何度か練習してからかけましょう。

介護職の転職活動┃メールでの問い合わせ方法・注意点

メールでの問い合わせ方法・注意点

メールのポイントは、「わかりやすく簡潔な文章を書くこと」です。
わかりやすく簡潔な文章を書く理由は、相手に読むストレスや理解するための手間を与えないためです。

そのためには、長文ではなく短文で。箇条書きなどで要点をまとめてもいいでしょう。

件名には用件と自分の名前を記入し、本文の初めには「○○施設 採用ご担当者様」と誰宛てのメールなのかを記します。時候の挨拶などは不要です。誤字脱字にはくれぐれも注意。
必ず送る前に何度か読み直しましょう。

メールは何時に送っても構いませんが、早朝や深夜などは避け、できる限り日中〜夜までに送るよう心がけましょう。回答をもらえた場合は、必ずお礼のメールを返信してください。

介護施設に送る問い合わせメールの例文

件名:【問合せ】「ケアマネージャー」求人に関しまして/〇〇(自分の名前)
 
本文:

○○施設
採用ご担当者様
 
 
前略
メールでの問い合わせ、失礼いたします。
私は、現在有料老人ホームにて介護福祉士をしている○○と申します。
この度、○○様の求人を拝見し、ぜひケアマネージャーの求人に応募したく思っております。
 
つきましては一点質問がございます。
 
【質問】
募集要項には、
職種:ケアマネージャー
応募条件:ケアマネージャー経験1年以上
との記載がございました。
 
当方、ケアマネージャーの経験はないのですが、以前より働きたいと志望していた○○様でのケアマネージャー求人にぜひ応募したく存じます。足りない経験やスキルは自主的に勉強し努力してまいります。
未経験者でも応募は可能でしょうか?
 
私の経歴ですが、介護福祉士として有料老人ホームにて5年経験を積み、現在チームリーダーを担当しております。
ケアマネージャーとしての実務経験はないのですが、3か月前に資格を取得しております。
現在勤めている施設のケアマネージャーにつき、基本業務のサポートをしているという状況です。
 
お忙しいことと存じますが、ご返信いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
草々
 
令和〇年1月11日
○○ ○○(名前)
090-1234-56XX(電話番号)
〒ooo-oooo
東京都〇〇区・・・・・(住所)

介護職の転職活動┃問い合わせする前に確認しよう!

求人情報に書いてないか ホームページに掲載されていないか どうしても聞く必要があることか 問い合わせる前に確認しよう! 

求人に関してわからないことがあるからといって、なんでも問い合わせてはいけません。まずは施設のホームページ、求人情報をしっかりと隅々まで確認すること。自分で調べたうえでわからなかったことを質問してください。

細かい業務内容など、面接のときに聞けばいいことは面接で聞くこと。基本的に応募する前にどうしてもクリアーにしておきたいことだけを問い合わせましょう。

まとめ┃問い合わせは礼儀正しく、手短に

たかが問い合わせと侮るなかれ。採用側は、電話口の声や話し方、メールの文面から案外シビアにあなたの人間性を判断しているものです。たった一度の問い合わせの印象で採用が決まってしまうこともあるのです。

電話やメールにはそれぞれにビジネスマナーがあります。基本を押さえて失礼がないようにしましょう。

介護業界に関していうと、電話での問い合わせがおすすめです。「どうしてもここで働きたい」というところがあれば、働く意志を伝える意味でも、ぜひ電話で応募(問い合わせ)してみてください。

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